Manager in crisi di tempo: come individuare le priorità che fanno la differenza

Il principio 80-20 di Pareto è uno dei riferimenti teorici più utilizzati nel mondo del management. Tra tante applicazioni possibili, quella che ritengo più stimolante prevede che nel nostro lavoro l’80% dello sforzo produca il 20% dei risultati e che il 20% dello sforzo produca l’80% dei risultati.

Al di là dell’opinabilità dei numeri, cosa ci comunica questa formula? Sostanzialmente ci dice che ciascuno di noi tutti i giorni deve gestire tantissime incombenze (e non può non gestirle), ma che solo una piccola parte di queste attività ha un impatto rilevante sui nostri risultati. Tutte le nostre azioni quotidiane cooperano al raggiungimento dei nostri risultati, tutte sono necessarie, ma l’effetto delle singole azioni sul risultato non è il medesimo.

Mi aiuto con un esempio extraprofessionale. Un padre durante la settimana trascorre auspicabilmente molto tempo insieme alla figlia: colazione insieme, cena insieme, studio insieme, accompagnamenti pomeridiani in auto e così via. Queste attività costruiscono la base di un rapporto affettivo e sono fondamentali, ma sulla qualità e l’intensità della relazione pesa molto di più una passeggiata rilassante insieme, senza cellulari, senza obblighi, senza disturbi, senza stress. Questa passeggiata “di qualità” è quel 20% dello sforzo che produce l’80% del risultato.

Allo stesso modo un imprenditore trascorre l’80% del tempo dietro a mille piccoli grandi adempimenti ma poi “fa la differenza” in quei dieci minuti di riunione con il cliente in cui riesce a trasferire l’unicità ed il valore del proprio prodotto.

In definitiva possiamo dire che il nostro “tempo di lavoro” non è tutto uguale. Non è una considerazione banale perché nel vortice della quotidianità si finisce con il perdere la percezione del proprio tempo: non sappiamo riconoscere quello che facciamo e per quanto tempo lo facciamo.
Non solo. Difficilmente sappiamo creare ordini di priorità basati sul “valore aggiunto” di ciò che facciamo (il famoso 20% che fa la differenza) e dunque diventiamo vittime dell’urgenza, dell’ultima incombenza che si presenta sulla nostra scrivania e reclama come tutte le altre la massima priorità. Il risultato ovviamente è il caos.