Spazi e costi ridotti con il lavoro ibrido, così le aziende si preparano alle nuove sfide economiche

Warner bros. Discovery, in Italia, per citare un caso, ha da tempo, fin da prima della pandemia «una policy molto flessibile, allineata a quella internazionale che prevede la presenza in sede da 2 a 3 giorni alla settimana anche in funzione delle esigenze di lavoro e della capienza dell’ufficio - racconta la vicepresident People and culture Elena Santambrogio -. Non avremmo lo spazio sufficiente per tutti per tutti i giorni della settimana e abbiamo adottato molta flessibilità anche a seconda delle aree di lavoro e dei periodi. Per esempio nella sede di Milano dove occupavamo 4 piani adesso ne occupiamo 3 e lo spazio, da un lato è stato ridotto direi tra il 15 e il 20% e dall’altro lato è stato ripensato più in ottica di lavoro in team e di collaborazione. Non esiste un numero massimo di giorni che le persone possono lavorare da casa, ciò che è importante è che vi sia l’accordo con il proprio responsabile, che ognuno raggiunga i propri obiettivi e che in caso di necessità a lavorare in sede anche per molti giorni consecutivi vi sia disponibilità e flessibilità. Poi in alcuni periodi, penso all’estate, le sedi sono molto poco popolate perché le persone preferiscono lavorare altrove che da Roma o Milano dove abbiamo le nostre sedi che sono ambienti molto sociali, dove sicuramente non si trovano file di scrivanie di gente che lavora con indosso le cuffie».

Il lavoro flessibile ha consentito a molte aziende di ridurre i costi, diminuendo le dimensioni degli uffici in favore di spazi di lavoro flessibili e a breve termine. Più di tre quarti (79%) delle aziende flessibili hanno riportato risparmi sui costi e una percentuale simile (75%) afferma che il lavoro ibrido è incredibilmente utile per mitigare le imminenti sfide economiche provocate dall’aumento delle tasse, dei dazi e dall’andamento dei mercati in generale.

La ricerca di IWG indica che, poiché la fiducia delle imprese è sempre di più sotto la lente d’ingrandimento, le aziende che danno priorità alla flessibilità sono significativamente più ottimiste. Il 63% delle aziende ibride ha dichiarato di sentirsi più positivo sull’economia rispetto a un anno fa, rispetto ad un 44% delle aziende non flessibili. Mark Dixon, ceo di International Workplace Group, osserva che questi tempi difficili spingono i ceo e i leader a riflettere sul percorso da intraprendere.

Le aziende che puntano alla massima redditività comprendono che la chiave del successo risiede nel trattenere e attrarre i migliori talenti – il loro capitale intellettuale più prezioso. Questo focus strategico è essenziale per mantenere un vantaggio competitivo in un mondo in rapida evoluzione. Adottando il lavoro ibrido le aziende stanno riducendo i costi e migliorando la felicità e la produttività dei propri dipendenti. Non sorprende che le aziende che adottano questo modello siano quelle che guardano con ottimismo all’anno a venire».

Il lavoro flessibile sta migliorando la produttività e la fidelizzazione della forza lavoro. Il 72% delle aziende con un modello flessibile riporta un aumento della produttività dei propri dipendenti e una percentuale simile (71%) ritiene che le proprie politiche abbiano migliorato la capacità di attrarre e trattenere i professionisti più difficili da trovare sul mercato del lavoro. Così alla Grenke, la multinazionale che offre in locazione servizi e strutture tecnologiche per gli uffici e in Italia ha 200 lavoratori, fino a due anni fa c’erano 15 sedi.

Gli smartworker che lavorano nei coworking sul territorio vengono dotate di un kit per lo smartworking che comprende un secondo monitor ultraleggero e portatile, alzatine e tastiere ergonomiche, zaino, felpa, borraccia e tappetino per il mouse tutto realizzato con materiali ecosostenibili. Oggi, racconta Aurelio Agnusdei, country manager Italia, «l’azienda ha consolidato un modello attorno a due hub principali a Roma e Milano, arricchiti da una rete di coworking selezionati dove le persone possono scegliere in base alle loro esigenze.

In un contesto in cui molte aziende stanno ridefinendo le proprie strategie sul lavoro a distanza, privilegiando il rientro in ufficio, in Grenke abbiamo scelto un modello organizzativo che valorizza lo smart working, prevedendo un solo giorno di rientro in sede a settimana e consolidando la visione di un ambiente professionale basato sulla flessibilità, sull’efficienza e sull’orientamento ai risultati. Lo smart working non si limita al lavoro da remoto, ma significa lavorare per obiettivi, adottando un sistema fondato su tre direttrici principali: tecnologia (bytes), spazi (bricks) e comportamenti (behaviours)».

Integrare il benessere psicologico nelle strategie aziendali, continua Agnusdei «non è più un optional, ma una necessità per migliorare la produttività, l’innovazione e la competitività. Come azienda, l’obiettivo primario di Grenke è quello di creare un ambiente che favorisca l’engagement, stimoli la creatività e, al contempo, promuova il benessere psicofisico di chi lavora con noi. Questo è il fondamento di una cultura organizzativa che guardi al futuro senza mai dimenticare le persone e il valore che possono generare».

Tutto questo viene confermato da un’indagine interna da cui è emerso che nel 2024 «la soddisfazione generale delle persone è cresciuta dell’1,5% - dice Agnusdei -. Il trend è +10% complessivo negli ultimi 3 anni, quindi rispetto al 2021 pre-smart working, per cui l’introduzione dello smart working ha influito positivamente sul benessere delle persone. In particolare sul tema lavoro agile il gradimento è aumentato del 2% nel 2024 e ancora migliore è la valutazione sul worklife balance: +3% nel 2024».

Tornando alla ricerca di Iwg, si ha effettivamente la conferma che le aziende flessibili sono più fiduciose sulle proprie prospettive di crescita e sull’aumento del personale. Oltre due terzi (67%) delle aziende ibride sono fiduciose che la loro attività crescerà nel 2025 e quasi la metà (48%) è sicura di poter assumere nuovi dipendenti, mentre nelle aziende tradizionali le percentuali scendono rispettivamente al 51% e 38%. I leader delle aziende ibride hanno citato numerosi vantaggi di questo modello, tra cui una maggiore soddisfazione dei dipendenti (53%), fidelizzazione (43%) e produttività (46%).