Con l’intelligenza artificiale cambiano faccia anche le buste paga

Volendo spiegare sinteticamente ma in modo esaustivo il significato del termine payroll si potrebbe convergere verso la definizione che segue: l’insieme delle svariate mansioni che attengono non solo all’elaborazione dei cedolini e delle buste paga dei dipendenti di un’azienda, ma anche a tutte le operazioni preliminari e successive che ruotano intorno a questa attività e che le sono strettamente legate. Un processo che solo all’apparenza può sembrare semplice e che, invece, più fattori di natura burocratica e amministrativa (legati alle diverse tipologie dei contratti dei lavoratori, alla gestione degli straordinari e dei permessi e così via) contribuiscono a renderlo complesso, tanto da affidarlo a figure con competenze specializzate. Non c’è troppo da stupirsi, insomma, se anche questa prassi aziendale - già alle prese con sfide quali l’acquisizione di nuovi talenti, la parità retributiva, la trasparenza e la sicurezza dei dati - sia oggi interessata dall’impatto delle nuove tecnologie, intelligenza artificiale ovviamente in testa.

Ma quali sono i reali effetti della digitalizzazione sul payroll, soprattutto all’interno di organizzazioni di grandi dimensioni? E quanto l’automazione di questo processo sta producendo risultati positivi in termini di maggiore efficienza e produttività? Il report “Potential of Payroll 2025” realizzato da ADP, uno dei più importanti provider al mondo nel campo delle soluzioni tecnologiche per la gestione delle risorse umane, prova a rispondere a questi quesiti evidenziando innanzitutto come il 32% delle multinazionali di 20 diversi Paesi oggetto di indagine identifichi nell’implementazione dell’AI il principale fattore di trasformazione delle operazioni inerenti le buste paga nei prossimi anni. Poco meno del 58% degli oltre 1.800 dipendenti senior intervistati (l’80% ricopre il ruolo di vicepresidente, membro del consiglio di amministrazione o del più alto livello decisionale dell’azienda), sta considerando nello specifico l’utilizzo della tecnologia degli algoritmi per gestire il payroll con meno personale, mentre il 50% punta a sostituire i processi manuali con soluzioni automatizzate.

Lo studio entra quindi nel merito delle priorità e dei vantaggi aspettati dalle aziende e in cima alla lista spicca la volontà di migliorare l’automazione del workflow, una voce citata nel 27% dei casi e che sale al 32% per quelle organizzazioni in cui il payroll è parte integrante diAI servizi aziendali su scala globale, dove le opportunità di ottimizzazione sono maggiori. Altri fattori di incremento della produttività tenuti in debita considerazione sono l’aumento della velocità di reporting (lo auspica il 25% dei rispondenti), la semplificazione dei metodi di raccolta dati sul payroll (il 24%) e l’ottimizzazione dei processi di elaborazione delle buste paga (il 23%).

Quando è stato invece chiesto ai responsabili del payroll quali attività vorrebbero che i rispettivi team si dedicassero di più, le principali risposte fornite da oltre la metà del campione sono state, nell’ordine, l’integrazione di tecnologie nuove o emergenti, il miglioramento dei processi aziendali e l’analisi dei dati, con quest’ultima voce vista come conseguenza naturale delle prime due in virtù dei maggiori insight forniti dall’AI e al tempo recuperato con l’automazione. Egualmente importante, inoltre, è considerata l’esigenza di dedicare più tempo alla pianificazione strategica, un’attività a valore aggiunto e ritenuta intellettualmente stimolante.