Investire nella digitalizzazione per ridurre costi di esercizio e difettosità
Tra i benefici il risparmio di risorse umane su attività di basso valore e la riduzione degli errori che possono portare a decisioni sbagliate
di Giampiero Volpi *
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Molte imprese, e in particolare le PMI, hanno rivisto processi e strategie per guadagnare la flessibilità necessaria a fronteggiare i rapidi cambiamenti degli scenari economici. Il ricorso a soluzioni digitali ha permesso di apportare modifiche efficaci ai propri modelli di business, per esempio nei settori strategici del marketing e delle vendite, con l’adozione di canali di vendita online, per mitigare gli effetti dei lockdown della pandemia ed estendere il mercato di sbocco.
Ma, nelle PMI, cosa succede nella funzione Acquisti ancora oggi considerata meno strategica rispetto ad altre funzioni e trattata prevalentemente come un centro di costo? Sta crescendo la consapevolezza di dover disporre di strumenti informatici, come le piattaforme di e-procurement, in grado di strutturare la ricchezza delle informazioni rendendole efficacemente fruibili per supportare i processi decisionali.
Tuttavia l’investimento, che comporta cambiamenti di operatività, pone ai responsabili degli Acquisti, sotto la pressione delle aspettative che vedono al primo posto la riduzione dei costi aziendali, la necessità di calcolarne i ritorni. Questo tema contempla diversi aspetti, tra cui: il costo di esercizio operativo nel breve e medio termine; la potenzialità di realizzare dei risparmi sull’acquisto grazie, per esempio, alla conoscenza precisa della mappa della spesa fino ad allora sostenuta, che permette di impostare nuove modalità di acquisto più efficaci; i benefici intangibili dovuti all’informatizzazione, quali standardizzazione, semplificazione, agilità, qualità, governance.
Nel seguito ci limiteremo a considerazioni su uno degli aspetti più semplici ed evidenti, spesso sottovalutato: la riduzione delle attività ripetitive di basso valore, ampiamente presenti in regimi operativi basati su un prevalente uso di strumenti di office non integrati, se non addirittura della carta. Liberare i buyer da questo onere significa poter dedicare le loro competenze a operazioni più strategiche, indispensabili per mantenere la competitività aziendale, quali ricerca di fornitori e soluzioni innovative e di sostenibilità, definizione di accordi di collaborazione, analisi del rischio di fornitura.
Si pensi all’esempio delle richieste di offerta, ciascuna delle quali può coinvolgere 3, 4 o più fornitori, che ogni azienda deve effettuare per acquisire beni e servizi utili alla propria attività. Il buyer deve predisporre e inviare una mail di invito a presentare offerta a ogni fornitore, controllare quanti e quali sono inadempienti, inviare loro nuove mail di sollecito.
