Applicazioni digitali nei servizi tradizionali: meno costi, più efficienza
L’ufficio acquisti moderno non deve limitarsi a chiedere lo sconto ai fornitori ma collaborare per migliorare servizio, efficienza e programmazione
di Pier Michele Sansone * e Federico Pizzuti *
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La comunità degli acquisitori ed i professionisti del mondo degli approvvigionamenti in generale considerano “moderno” quel dipartimento in azienda (Ufficio acquisti è termine obsoleto) che, avendo consapevolmente abbandonato la sua funzione esclusivamente amministrativa, riesce oggi a svolgere una costante azione di raccordo funzionale tra le esigenze di business, espresse dalle strutture interne dell’azienda, e il variegato e magmatico mondo dei fornitori. Il cambio di ruolo non ha portato però un cambio di obiettivo, per cui da sempre, tra gli obiettivi primari di un buon ufficio acquisti si elencano sia l’ottenimento immediato di un qualche risparmio sui prezzi (o in maniera più consapevole sul Totale dei Costi) sia il miglioramento del livello qualitativo delle forniture (beni o servizi che siano).
Entrambi gli elementi incidono direttamente e positivamente sul conto economico, riducendo le spese e rendendo l’offerta commerciale sempre più competitiva. Contrariamente a quanto superficialmente si è portati a credere si possono ottenere dei risparmi anche importanti, utilizzando oltre alle metodologie tipiche del procurement (la negoziazione con il fornitore, la competizione costante, etc.etc.) tecnologie innovative nell’ambito della fornitura.
Servizi anche estremamente “tradizionali” (tipicamente quelli più consolidati e così trasversali da essere presenti in ogni tipo di azienda) possono ottenere benefici dalle nuove tecnologie digitali, producendo in alcuni casi un impatto immediato sui costi diretti (stampare e consegnare un buono pasto a tutti i dipendenti costa di più rispetto all’utilizzo di una applicazione gestionale accessibile dal telefonino) ed effetti positivi su costi indiretti e sulla qualità percepita dagli utenti o dai clienti, attraverso la semplificazione delle attività ripetitive e routinarie ad esempio di uffici amministrativi e tecnici.
Facciamo tre semplici esempi. Il servizio di ristorazione dei dipendenti è sempre stato oggetto di gare al ribasso (è tristemente nota la questione del valore dei buoni pasto!) ma tale approccio - oltretutto adottato su una prestazione notoriamente con bassa marginalità - comporta troppo spesso uno scadimento della qualità offerta e non coglie quelle che potrebbero essere delle vere opportunità di miglioramento. Esistono delle applicazioni sul telefono che permettono ai fruitori del servizio di “ordinare” le portate che desiderano e l’ora a cui intendono recarsi a mensa.
Il dipendente avrà la sensazione di avere un servizio personalizzato di eccellenza e l'impresa appaltatrice otterrà dei minori costi attraverso una migliore programmazione di quantità e tipologie di alimenti, evitando inutili sprechi di risorse. Con un semplice tocco sullo schermo, il sistema potrebbe consentire ai dipendenti di scegliere il menù della settimana successiva, consentendo all’impresa una programmazione di ancor più lungo periodo con innegabili ulteriori vantaggi ad alto impatto economico.
