Priorità in azienda, come gestirle in modo efficace e prevenire conflitti

Quanto spesso sentiamo dire frasi come queste in azienda?

In questi casi, invece di essere una linea guida per le scelte e le azioni, le priorità rischiano di diventare motivo di conflitto e discussione. O, peggio, diventare un alibi per valutare negativamente (da parte del capo) o giustificare (da parte del collaboratore) scelte fatte su una performance che non ha portato ai risultati desiderati.

Tre elementi rendono le priorità uno strumento di grande impatto nella gestione del proprio team:

1. trasmettono metodo

2. offrono opportunità di dialogo 

3. supportano lo sviluppo dell’autonomia nei propri collaboratori 

1. Il metodo aiuta a creare una visione omogena e condivisa del concetto di priorità e dà modo di trasmettere ai propri collaboratori un riferimento chiaro da seguire.

Un buon metodo lo offre la Matrice di Eisenhower poiché semplice e di immediata comprensione. E’ uno strumento che ha i suoi anni, ma anche la ruota li ha e non ha perso il suo valore nel renderci la vita più facile. In appendice, se servisse, c’è un rapido “bignami” sulla struttura della matrice.

2. La scala delle priorità da gestire, se costruita su criteri omogenei e condivisi, può essere discussa, valutata, negoziata e utilizzata come mezzo per creare chiarezza e trasparenza sui risultati attesi.

Diventa un argomento chiave tra capo e collaboratore nella gestione degli obiettivi e nella condivisione delle attività su cui concentrarsi.

3. Lavorare su un elenco di priorità assegnate, senza aver compreso il loro valore, lascia spazio a frustrazione e potenziali incomprensioni, o porta le persone a rincorrere attività non realmente prioritarie.

Quando invece le persone hanno un metodo per riconoscere quali azioni sono realmente prioritarie rispetto agli obiettivi da raggiungere, possono sia comprendere il senso di ciò che stanno facendo, sia gestire con efficacia i necessari adeguamenti dei loro piani e programmi. E crescere nella definizione autonoma e consapevole delle proprie priorità e nelle proprie capacità organizzative.

Appendice

La Matrice di Eisenhower mette in relazione le due variabili “Importanza” e “Urgenza” per definire le priorità.

Nella matrice, l’Importanza delle nostre attività è definita valutando l’impatto che queste hanno sugli obiettivi da raggiungere.

La domanda da porsi è “se non mi organizzo per realizzare questa attività, porto a casa il risultato?”

Se ad esempio, tra i miei obiettivi rilevanti ho evidenziato lo sviluppo nuovi clienti, allora le azioni di scouting, profilazione, analisi dei trend dei settori sono attività importanti per la riuscita del mio lavoro; se invece voglio lavorare per incrementare la penetrazione sui clienti esistenti, diventano più importanti azioni come l’analisi degli acquisti passati, l’ampliamento di informazioni sulle attività dei clienti, lo studio più approfondito dei miei prodotti rilevanti per i clienti in portafoglio.

Non c’è un’attività importante in assoluto o per definizione: dipende dal contributo che porta al risultato che voglio ottenere.

Sono importanti tutte quelle attività che mi permettono di raggiungere i risultati rilevanti, per me o per il mio ruolo, e posso assegnare a loro una scala di importanza in funzione del contributo che portano: alta o bassa, l’importanza dipende dall’impatto sui risultati che voglio/devo raggiungere.

Con una grande attenzione: se tutto ha la stessa importanza, nulla è importante. Se non riesco a mettere in scala di importanza la mia to do list, vuol dire che non ho chiaro quello che devo raggiungere.

L’Urgenza invece è definita dalla scadenza che ha una determinata attività.

Alcune attività sono temporizzate, ovvero devono essere fatte entro un tempo stabilito. La scadenza di queste attività definisce la loro alta o bassa urgenza.

La scadenza però non è l’unico fattore che determina l’urgenza di un’attività: dobbiamo tenere in conto anche la conseguenza che questa attività determinerà se non verrà fatta dentro la scadenza stabilita.

Alcune attività, infatti, hanno una conseguenza negativa quando scadono, ovvero il non fare quell’attività entro il tempo stabilito mi causerà un problema o sarà un mancato guadagno (ad esempio, non avere pronta la propria proposta entro la scadenza di una gara d’appalto).

Altre attività alla scadenza, invece, possono avere una conseguenza neutra (ad esempio, un appuntamento per pranzo che posso spostare senza problemi particolari).

Quindi bassa e alta urgenza sono determinate sia dalla scadenza sia dalla conseguenza che questa attività avrà se non fatta entro tale scadenza.

Mettendo in relazione alta e bassa importanza con alta e bassa urgenza, nella matrice si riescono a mettere in evidenza in modo chiaro:

• le attività prioritarie, che dobbiamo fare e organizzare al meglio, perché da queste dipende il nostro risultato

• le attività rilevanti per i risultati ma non urgenti. E queste sono da pianificare e mettere in calendario, per fare in modo che non si trasformino in urgenti con il tempo

• le attività urgenti ma poco importanti, da far fare a qualcun altro o da fare velocemente, senza “fiorellini”

• infine le attività né importanti né urgenti che potrebbero essere rimandate, delegate o perché no… anche non fatte.

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