Albo fornitori, ecco come può contribuire alla gestione dell’approvvigionamento

L'Albo Fornitori digitale, strumento che aiuta a gestire la relazione tra i fabbisogni aziendali e il mercato di fornitura, si sta rivelando indispensabile per affrontare un approvvigionamento sempre più ampio e complesso, sottoposto a forze spesso contradditorie e caratterizzato da instabilità, che richiede interventi rapidi come individuare con prontezza i fornitori capaci di offrire nuove soluzioni funzionali all'azienda, o rilevare per tempo rischi di discontinuità di fornitura.

In un precedente articolo è stato descritto uno dei ruoli dell'Albo, quello dedicato al suo popolamento con nuovi fornitori in grado di soddisfare nuovi fabbisogni. Il processo parte dalla creazione di un'ampia base di operatori economici (onboarding) individuati mediante processi di scouting guidati da parametri di fabbisogno. Prosegue con una rigorosa analisi dei loro dati societari per selezionare il sottoinsieme di quelli che risultano meritevoli di elevati punteggi di valutazione, quindi classificati come affidabili (processo di qualificazione o accreditamento in Albo). L'Albo viene così popolato da operatori che, seppur selezionati mediante valutazioni ancora di tipo “preventivo”, basate su autodichiarazioni, certificazioni, dati di agenzie di rating, visite ispettive, hanno un'elevata probabilità di sapersi confermare anche sul campo eseguendo forniture di qualità.

Di seguito si vuole invece illustrare con qualche esempio, un altro ruolo dell'Albo: come il patrimonio di fornitori possa contribuire a una solida gestione dei quotidiani processi di approvvigionamento. La base è costituita dai dati: è necessario lavorare in modo sinergico su tutti i dati che accompagnano ogni fornitore: quelli relativi al popolamento dell'Albo, tradizionalmente riferiti a solidità finanziaria, capacità produttiva e logistica, organizzazione societaria, certificazioni e così via; quelli prodotti progressivamente dai processi operativi del ciclo di acquisto, quali prestazione di fornitura, spesa conferita, rischi di default.

Aggiungere sistematicamente dati disponibili su siti web specializzati, come andamenti dei mercati, benchmark, eventi, notizie, significa allargare significativamente il contesto nel quale posizionare il profilo del fornitore. L'obiettivo è far diventare l'Albo Fornitori il punto unico di accesso all'intero patrimonio conoscitivo sul parco fornitori aziendale.

L'aspetto sicuramente più rilevante e conosciuto è il calcolo del vendor rating. L'ufficio acquisti costruisce una strategia di raccolta sistematica di valutazioni “consuntive” delle prestazioni di fornitori attivi, attraverso la sottomissione, adeguatamente frequente, di appositi questionari ai soggetti coinvolti nelle forniture. I punteggi di prestazione rilevati, suddivisi su diverse dimensioni quali qualità, puntualità, conformità, collaborazione, reattività, innovazione e così via, e il loro andamento nel tempo, compongono un formidabile quadro dinamico del fornitore: punti forti e punti deboli, momenti di difficoltà e capacità di recupero magari a seguito di azioni di miglioramento concordate con il cliente, ma anche segnali di allarme per il rischio di un possibile default o di un severo degrado di fornitura.