L’Albo fornitori, uno strumento strategico per gli acquisti

Il piano di approvvigionamento fa riferimento all'albero merceologico aziendale, struttura gerarchica a più livelli nella quale vengono organizzate le categorie di beni e servizi funzionali al business. È possibile, per esempio attraverso la metodologia della Matrice di Kraljic, analizzare e valutare ogni categoria merceologica in termini di rilevanza per il business e di scarsa disponibilità sul mercato di fornitura, e capire quindi se è sufficientemente equipaggiata con fornitori adeguati o se deve richiedere la ricerca di nuovi potenziali fornitori.

Nel secondo caso si innesca lo scouting. È la funzionalità che ha subito i maggiori cambiamenti negli ultimi anni; attraverso nuove tecnologie informatiche, compresa l'intelligenza artificiale, sono disponibili software che, a fronte di un repertorio preliminare di parametri di ricerca, sono in grado di fare estese ed efficienti indagini sul web e di segnalare un ampio spettro di proposte. Si sono anche attivati numerosi siti web specializzati su specifici mercati di fornitura che offrono servizi di incrocio di domanda e offerta.

Nella fase di scouting è meglio privilegiare uno screening piuttosto ampio che troppo accurato, per evitare il rischio di non intercettare delle opportunità interessanti ma poco visibili. Ci pensa successivamente l'azienda a selezionare quegli operatori che presentano le giuste caratteristiche di affidabilità e conformità nei confronti dei suoi fabbisogni specifici, usando la funzionalità di creazione e gestione dei questionari di valutazione. Questionari attentamente personalizzati (per merceologia, per figura giuridica o fisica; per azienda grande o piccola, per prodotti diretti o indiretti, ecc.) permettono di richiedere ai candidati fornitori o di recuperare da siti web specializzati, quelle informazioni essenziali e mirate per garantire un processo di qualificazione strettamente aderente ai requisiti dell'azienda.

L'indagine viene integrata dalla funzionalità di gestione documentale; raccolta e verifica di documenti, anche questi in linea con la personalizzazione dei questionari, che assicurano la conformità a norme giuridiche, a specifiche certificazioni, a criteri di reputazione e così via. Per aumentare l'affidabilità del processo di qualificazione, si può applicare la pratica di diversificazione della valutazione di ogni sezione tematica del questionario con il coinvolgimento di specifici esperti: legale, finance, qualità, produzione, ecc..

Nel nuovo scenario economico si stanno diffondendo funzionalità più complesse per gestire nuovi profili quali il profilo di sostenibilità e il profilo di rischio, attraverso l'impiego di ulteriori questionari e liste di documenti specializzati. Si amplia lo spettro delle informazioni da richiedere e da valutare, ma si amplia enormemente anche il valore potenziale per l'azienda. Le informazioni e i documenti raccolti, valutati, organizzati nel database dell'Albo Fornitori dalle applicazioni descritte, mostrano il profilo “a preventivo” di ogni fornitore, segnalano se ogni merceologia aziendale ha un grado di copertura considerato adeguato, propongono, a fronte di una richiesta di offerta, la lista dei migliori fornitori a cui rivolgersi.

* Strategic Business Analyst - Niuma