Business continuitity: trasformazione digitale e ottimizzazione degli acquisti

Il processo di Procure-to-Pay, elemento chiave per una Supply Chain forte e resiliente, è fondamentale per garantire business continuity in periodi disruptive: digitalizzazione dei processi, scelta dei migliori modelli collaborativi con i fornitori e focalizzazione sulle fasi strategiche upstream consentono di rafforzare il processo degli acquisti guadagnando efficienza complessiva e riducendo i rischi. I lock-down imposti dall’emergenza pandemica ci hanno fatto vivere esperienze inattese su molti fronti, incluso quello dei consumi : scaffali vuoti del lievito di birra, dell’alcol e dei prodotti di igiene, poi tornati strapieni quando ormai l’emergenza era passata e la domanda ritornata a livelli tradizionali.

La catena della fornitura, che ha tempi e processi più complessi e lunghi rispetto alle variazioni della domanda, in particolare in situazioni emergenziali ha come anello chiave il processo di acquisto, più comunemente conosciuto nelle realtà aziendali come il processo di Procure-to-Pay (P2P). Il processo di Procure to Pay (P2P) rappresenta infatti un elemento determinante e critico della Supply Chain, con impatti diretti sull’intera catena della fornitura, e contribuisce attivamente ai risultati aziendali: una fase cosidetta di “upstream” di conoscenza e gestione del mercato e dei fornitori ed una fase di “downstream” relativa al processo operativo di acquisto ed al ciclo passivo della relazione con i fornitori.

Ciò è più che mai evidente in questo periodo in cui la debolezza delle catene di fornitura ha avuto impatti devastanti sia sulla vita delle aziende, impedendo loro di continuare a stare saldamente sul mercato come nel caso Automotive, sia sulla vita dell’intera collettività, generando eccessi di offerta o rotture di stock in modo del tutto incontrollato, come nel settore sanitario o in quello alimentare: basta un solo anello debole e l’intera catena rischia di spezzarsi.

Nell'attuale contesto di mercato le aziende tendono a focalizzarsi su obiettivi di mantenimento a breve trascurando gli impatti negativi che scelte limitate a singoli processi potrebbero generare sull’intero processo end-to-end. Purtroppo sembra essere nella tradizione storica e culturale delle aziende italiane considerare il processo di Procure to Pay, ed in particolare l’ufficio acquisti che alla gestione di quel processo è deputato, come un elemento di costo non produttivo, una necessità cui far buon viso ma di cui si farebbe volentieri a meno, una funzione a cui affidare sostanzialmente solo attività amministrative con il principale obiettivo, quando non l’unico, di massimizzare la riduzione dei costi.

Per questo la maggior parte delle aziende continua a concentrarsi principalmente sull’ottimizzazione delle fasi cosiddette di downstream del processo P2P, quelle amministrative ed operative di back-end della funzione acquisti, mentre i reali vantaggi strategici sono piuttosto nelle fasi di upstream, cioè quelle di pianificazione della fornitura e di sourcing, supportate da attività di analisi della spesa e dei fornitori abilitate dalle piattaforme digitali.