Funzione e obiettivi del Procurement per commessa

La complessità cresce ulteriormente nei casi ove il Soggetto Realizzatore debba provvedere, aspetto strategico e determinante per il successo di una Commessa, all'esecuzione della progettazione dell’opera, impianto o lavoro e non abbia a disposizione sufficienti o adeguate risorse interne per tale esecuzione.

È consuetudine ricorrere a studi o società di progettazione esterne che normalmente assumono fin dalla fase di offerta (bidding) il ruolo di Progettista designato. Queste società o studi usualmente operano sul tema della progettazione durante la fase di gara (Tender), ma anche nell'esecuzione della progettazione. È ricorrente l'introduzione di bonus economici a favore del Progettista designato, qualora durante la fase esecutiva individui o proponga soluzioni tecniche o operative che portino vantaggi economici al Soggetto Realizzatore.

Il processo del Procurement per Commessa è di norma caratterizzato da acquisti di prodotti, componenti, sistemi o servizi specifici, unici per caratteristiche tecniche e quasi sempre realizzati “ad hoc” essendo destinati ad una specifica necessità tecnica o progettuale non necessariamente replicabile in futuro.

La funzione di Procurement deve quindi dedicare una particolare attenzione ai costi (rispetto dei budget) che ha contribuito a determinare e finalizzare già nella fase di offerta. Inoltre, deve rispettare scrupolosamente il “Procurement Plan”, documento che identifica i beni o servizi da approvvigionare in accordo a una specifica esigenza generalmente legata allo sviluppo progettuale e costruttivo dell’opera o dell’impianto, tenendo ben presente date e tempistiche di approvvigionamento.

Il Project Manager, che avrà la responsabilità esecutiva della Commessa, è fondamentale che venga coinvolto nella fase di pianificazione strategica per la preventiva decisione su cosa acquistare o cosa eseguire direttamente e conseguentemente definire anche le metodologie con cui le commodity, le forniture o i lavori verranno approvvigionati.

Di seguito alcune più ricorrenti:

• Gara Tradizionale (RdO, negoziazione, tabulazione offerte, ordine e contratto)
• Gara elettronica (con possibilità di utilizzare varie tipologie di gare)
• Best and Final Offer (BAFO)
• Cost Plus (rimborso costi, management fee)

In questa fase si identificano e si stabiliscono inoltre:

• Gli investimenti necessari per quella specifica Commessa (Capex)
• I prodotti o servizi da processare con accordi a medio o lungo termine (LTA)
• Le apparecchiature o materiali da noleggiare
• La politica d’alienazione dei cespiti acquistati o materiali noleggiati per l'esecuzione della commessa (Buy Back o Diritto di Riscatto).

Il Procurement per Commessa deve comunque coordinarsi sistematicamente con il Project Manager per un corretto controllo della spesa, facendo attenzione agli esborsi; la razionalizzazione economica e finanziaria degli esborsi per commessa deve essere ritenuta una priorità operativa per il Procurement che dovrà assicurare e rispettare i budget mantenendo i margini attesi.

Per concludere, i progetti di questa tipologia possono incorrere in elevate complicazioni gestionali con la necessità di operare su elevati volumi di dati prodotti da processi diversi. L'adozione di piattaforme tecnologiche digitali in grado di supportare le strategie di approvvigionamento della Commessa, in termini di costi e tempistiche di approvvigionamento e consegna, si rivela una soluzione ormai quasi obbligatoria per garantire elevati livelli di governance, compliance delle forniture e supporto operativo.

* Operations & Procurement Manager - NIUMA