Investire nella digitalizzazione per migliorare l’efficacia degli acquisti
di Giampiero Volpi *
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Cresce la consapevolezza, nel mondo delle PMI, che investire nella digitalizzazione del sistema degli Acquisti diventa una necessità di fronte all’aumento dei volumi prodotti da modelli di business molto orientati all'esternalizzazione, distribuiti su catene di fornitura integrate a livello globale, con filiere obbligate a sviluppare con rapidità nuove strategie per ridurre i margini di rischio e aumentare la flessibilità. Le barriere all’innovazione cominciano a ridursi, anche in ambienti molto operativi, che, seppure già abituati all’uso aziendale di sistemi ERP gestionali o MRP per i processi produttivi, nell’adozione di strumenti informatici nuovi percepiscono costi immediati, problemi di organizzazione e di competenze, difficoltà a stimare il ritorno dell’investimento.
Il responsabile degli Acquisti (CPO – Chief Procurement Officer), a cui vengono assegnati obiettivi di riduzione dei costi, di standardizzazione dei processi e di snellimento operativo, deve individuare gli strumenti informatici da adottare e verificare che questi abbiano un impatto sostenibile e siano in grado di produrre i benefici attesi. Il calcolo del ROI, Return of Investment, è quindi una delle prime sfide.
In un precedente articolo abbiamo descritto un aspetto di questo tema: come l’adozione di un sistema digitale integrato e strutturato, come quello costituito dalle piattaforme di e-procurement, offra la possibilità di ridurre anche del 70% lo sforzo dedicato ad attività ripetitive di basso valore, ricorrenti nelle attività degli Acquisti in misura anche superiore al 30% dell’intera operatività. Si pensi, per esempio, all’invio di mail di notifica, invito e sollecito, al copia e incolla di dati e documenti, alla preparazione di audit e di report.
Effetti collaterali sono anche un abbattimento dei tempi di esecuzione dei processi di acquisto e una riduzione degli errori. Le esperienze maturate nel tempo dalla comunità del procurement su queste tipologie di attività molto ricorrenti e standardizzate, permettono di stimare e monetizzare i benefici ottenibili, che possono entrare nel computo del ritorno degli investimenti, permettendo di confrontare i differenti costi di esercizio pre e post digitalizzazione, tenendo conto delle spese iniziali di setup, ristrutturazione e formazione e del carico di nuovi canoni mensili.
Ma l’analisi dei ritorni degli investimenti prevede altri aspetti, spesso non direttamente quantificabili a priori, ma potenzialmente di ben altra entità. Sono legati alla capacità delle piattaforme digitali di procurement di strutturare la ricchezza delle informazioni che ricorrono nella relazione tra cliente e fornitore, rendendole efficacemente fruibili per poter incidere direttamente sui costi di acquisto.
