Processi di acquisto: il valore dei benefici intangibili nella digitalizzazione
La centralizzazione delle informazioni permette di codificare procedure standardizzate e di introdurre meccanismi di controllo, valutazione e analisi
di Giampiero Volpi *
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In articoli precedenti abbiamo esplorato il mondo delle PMI nel loro processo di Digital Transformation, focalizzando l’attenzione sulla funzione aziendale degli Acquisti e analizzando il tema del ritorno degli investimenti. Tra i responsabili degli Acquisti è sempre più diffusa la convinzione di dover traghettare la propria funzione verso il digitale, spesso anche sotto la pressione dei grandi committenti che impongono ai fornitori un percorso di adeguamento e standardizzazione delle procedure.
Tuttavia occorre dare risposta ad alcune domande: come stabilire delle milestone in un percorso virtuoso? Si riuscirà a realizzare la giusta riconversione organizzativa e di competenze richiesta dall'informatizzazione? I costi di esercizio saranno sostenibili compatibilmente con il business aziendale? Infine, quali sono i reali benefici a medio e lungo termine?
I benefici ottenibili si distribuiscono su un vasto spettro di possibilità; in articoli precedenti abbiamo già preso in considerazione due aspetti. Il primo riguarda la possibilità, attraverso l’adozione di un sistema digitale integrato e strutturato, come quello costituito dalle piattaforme di e-procurement, di abbattere anche del 70% lo sforzo dedicato ad attività routinarie, standardizzate e di elevata ricorrenza, come, per esempio, l’invio di mail di invito o sollecito ai singoli fornitori da coinvolgere in una richiesta di offerta.
L’esperienza maturata nel tempo sui processi di digitalizzazione permette di costruire con sufficiente accuratezza la stima previsionale della riduzione dei tempi tra l’operatività manuale e la funzionalità automatizzata. Il secondo aspetto toccato è legato alla capacità delle piattaforme digitali di procurement di strutturare i dati producendo informazioni fruibili e utili per incidere direttamente sui costi di acquisto. Esempio: i dati di acquisto immagazzinati sulla piattaforma possono essere sottoposti a un processo di analisi che permette di classificare la spesa sostenuta: l’acquistato, la spesa, i fornitori, i risultati, l'andamento nel tempo.
Il buyer ha a disposizione una solida base di informazioni per identificare i fornitori più affidabili e competitivi e i migliori prezzi praticati, adottare nuove strategie di acquisto che gli permettono negoziazioni più efficaci e la realizzazione di margini di risparmio, utili contributi ai profitti aziendali. È difficile fare stime di risparmio in fase di progetto di informatizzazione, ma è possibile misurarlo in fase consuntiva.
